第一章   总 则

第一条 为加强我院科研档案管理工作，充分发挥科研档案在学院发展中的作用，特制定的本办法。

第二条 科研档案指学院教职工和学生承担学院的科研工作任务，主要用学院的物质技术条件进行科研工作，在科研管理工作中直接形成的具有保存利用价值的文字，图表，光盘及声像等材料。

第三条 科研档案由学院科研处统一集中管理，并负责确保档案的完整、准确、系统、安全和保密。

第二章   科研档案范围及归档制度

第四条  科研档案范围

1、综合管理方面：科研行政管理文件和材料，科研计划、经费，成果推广与转化、等方面的管理文件，学术交流等工作相关文件和材料等。

2、科研准备阶段：申请书（计划任务书）、科技合同（协议书）、审批文件、可行性讨论报告、研究计划、项目经费预决算材料等。

3、研究阶段：各种重要的原始记录、实验报告、计算材料、专利申请的有关文件材料、设计材料、国家关键工艺文件、重要来往的技术文件等。

4、鉴定验收结题阶段：工作总结、科研报告、论文、专著、鉴定（验收）材料等。

5、成果奖励申报阶段：科研成果登记、奖励申报、审批、奖证、奖牌、奖杯、专利授权相关材料等。

6、成果转化阶段：科技成果转化合同（或协议书），推广应用方案，生产设计、工艺、定型相关材料等。

第五条 科研档案实行由管理部门和课题组共同归档制度。课题组指定专人将科研工作中形成、积累的与课题有关的全部文件材料按要求整理后交科研处统。

第六条 科研档案归档要求

1、科研档案组档原则：遵循文件材料的形成规律，保持其有机联系，区别不同价值，便于保管利用。

2、科研管理文件按年度、事件组卷，卷内文件原则上按时间或重要程序排列。批复在前，请示在后；正件在前，底稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。

3、科研项目文件材料以项目为单位组卷，根据文件材料多少，可一卷或数卷。卷内文件材料原则上按科研活动进行先后顺序排列。文字材料在前，其它材料在后；正件在前，印件在后；结论性材料在前，依据性材料在后。

4、科研档案案卷题名应包括责任者、时间、问题（内容）、名称（文种）等要素；科研项目案卷一般以项目名为案卷名。

5、归档的文件材料应工整、清晰，签字手续完备，盖印章或签字的文件必须是原件，一般正件与草稿都要归档。

6、科研项目档案在科研项目完成任务通过鉴定验收后两个月内归档，某些研究周期较长的课题目可分阶段归档。

7、科研档案归档时，可以提出每个案卷的保管期限和密级划分的具体意见。

8、多单位合作的科研项目归档，项目主持单位保存一套完整档案（包括协作单位的相关档案复制本），协作单位保存与自己承担任务有关的档案正本。

9、科研处为档案归档的归口单位，由各项目组向科研处归档。

第七条  科研项目组不按规定时间和档案要求归档，经请示负责领导同意后，对其相关科研奖励津贴暂停发放，经完成归档任务后再行补发。

第三章   科研档案的管理与利用

第八条  学院科研档案由科研处统一规范管理。带有密级的科研档案，按照保密规定严加保管。

第九条 科研处定期作好科研档案的统计、保存档案价值和保管期限的鉴定、调整、过期档案的销毁等工作。

第十条  自形成之日起满三十年的科研档案，除未解密或控制使用部分外，均按国家规定报院长批准，分期分批向社会开放。

第十一条  科研档案原则上不能外借。课题组成员及科研管理部门可借阅科研管理档案。其他人要利用科研档案，须经科研处或科研项目负责人同意；涉及机密以上科研档案报经主管院长批准。

第十二条  本办法由科研处负责解释。